Como montar uma lista de empresas por CNAE e cidade

Você baixa uma lista de empresas do seu nicho, manda mensagem para as primeiras vinte e ninguém responde. Muitas vezes o motivo não é a mensagem. É a lista: muitos contatos são do contador, e ela é a mesma que seus concorrentes baixaram.

Dá para montar essa lista sozinho, de graça, com os dados que a Receita Federal publica todo mês. Este guia mostra os seis passos, com os códigos certos e com os erros que os dados públicos têm e quase ninguém conta.

Resumo

• Uma lista por CNAE e cidade precisa de três filtros: CNAE, código do município e situação "ativa" (código 02). O código do município é o da tabela da Receita, não o do IBGE.
• Os dados são gratuitos: a Receita publica o cadastro de CNPJ todo mês. O lote de setembro de 2026 tem 28,3 milhões de estabelecimentos ativos.
• Filtrar é a parte fácil. Em 1 de cada 5 estabelecimentos com e-mail, o mesmo endereço aparece em 5 ou mais empresas diferentes, muitas vezes o do contador.
• Antes de mandar a primeira mensagem, limpe os contatos e priorize quem tem um motivo público para ouvir você agora.

O que você precisa para montar a lista

Você precisa de três filtros e um critério de prioridade. Os filtros são a atividade (CNAE), a cidade (código de município) e a situação cadastral ativa. A prioridade vem do porte e da data de abertura.

O cadastro tem uma distinção que muda tudo: empresa e estabelecimento são coisas diferentes. A empresa é o CNPJ básico, os oito primeiros dígitos. O estabelecimento é cada endereço dela, a matriz e cada filial. A cidade, o CNAE, o telefone e o e-mail ficam no estabelecimento.

Por isso os números não batem entre fontes. O Mapa de Empresas do governo federal conta 25,4 milhões de empresas ativas até julho de 2026 (consultado em 30 de setembro de 2026). Na base da Receita de setembro de 2026 há 28,3 milhões de estabelecimentos ativos. A maior parte da diferença são as filiais; as duas bases também têm dois meses de distância.

Passo 1: descubra o CNAE do seu cliente ideal

Comece pelos seus três a cinco melhores clientes atuais, não por uma lista de atividades. Consulte o CNPJ de cada um, anote o CNAE principal e veja quais se repetem. Quase sempre seu cliente ideal cabe em poucos códigos.

O CNAE é a Classificação Nacional de Atividades Econômicas, mantida pelo IBGE. Você pode procurar códigos pela descrição na busca oficial da CNAE. O formato é 6920-6/01 (atividades de contabilidade). No arquivo da Receita o mesmo código aparece sem pontuação, como 6920601.

A tabela de CNAEs que a Receita publica junto com os dados abertos tem 1.359 códigos no lote de setembro de 2026. Alguns exemplos para quem vende para pequenas empresas, conferidos nessa tabela. Os links abrem os números de cada atividade em Curitiba:

Quem você quer atender	CNAE	Descrição oficial
Escritórios de contabilidade	6920-6/01	Atividades de contabilidade
Agências	7311-4/00	Agências de publicidade
Quem faz sites	6201-5/02	Web design
Restaurantes	5611-2/01	Restaurantes e similares
Dentistas	8630-5/04	Atividade odontológica
Salões de beleza	9602-5/01	Cabeleireiros, manicure e pedicure

Filtre também pelo CNAE secundário

Cada estabelecimento tem um CNAE principal e pode ter vários secundários. Se você filtrar só pelo principal, perde empresas que também fazem o que você procura. Uma agência que se registrou como "promoção de vendas" (7319-0/02) pode ter publicidade como atividade secundária.

Na base de setembro de 2026, 59,8% dos estabelecimentos ativos têm pelo menos um CNAE secundário. Entre esses, a média é de 4,1 códigos. E 5,4% de todos os ativos têm dez ou mais, o que também é um aviso: quem declara tudo nem sempre faz tudo.

Passo 2: escolha a cidade pelo código certo

O arquivo da Receita não usa o código de município do IBGE. Ele usa uma tabela própria, publicada junto com os dados. Se você filtrar pelo código do IBGE, a lista vem vazia, e não há mensagem de erro avisando.

Esse foi o primeiro tropeço que tive ao processar esses arquivos. Curitiba é 4106902 no IBGE e 7535 na Receita. São Paulo é 3550308 no IBGE e 7107 na Receita. A tabela de municípios da Receita tem 5.572 linhas e liga cada código ao nome da cidade.

Duas dicas práticas:

• Procure a cidade pelo nome na tabela Municipios e use o código que estiver lá.
• Em região metropolitana, inclua as cidades vizinhas. Muita empresa tem o endereço fiscal no município ao lado.

Passo 3: fique só com as empresas ativas

Filtre a situação cadastral pelo código 02, que significa ativa. O cadastro guarda todo CNPJ que já existiu, inclusive os fechados há anos. Sem esse filtro, boa parte da sua lista é de empresas que não existem mais.

Os códigos de situação cadastral estão no layout oficial dos dados abertos do CNPJ:

Código	Situação	Vale abordar?
01	Nula	Não
02	Ativa	Sim
03	Suspensa	Não, por enquanto
04	Inapta	Não; costuma ser empresa com pendência na Receita
08	Baixada	Não; a empresa foi encerrada

Passo 4: onde conseguir os dados (três caminhos)

Os dados completos são gratuitos, mas pesados. Você tem três caminhos, e a escolha depende de quantas empresas você precisa e de quanto tempo quer gastar.

A Receita publica o cadastro no Portal de Dados Abertos, com atualização mensal. São três grupos de arquivos (Empresas, Estabelecimentos e Sócios), cada um dividido em dez partes. Junto vêm as tabelas de apoio: CNAEs, municípios, Simples Nacional, motivos da situação e outras.

Caminho	Custo	Atualização	Esforço	Contato que vem
Baixar os dados abertos da Receita	Grátis	Mensal	Alto: arquivos grandes, precisa de banco de dados	Telefone e e-mail do cadastro
Sites de consulta de CNPJ	Grátis ou barato	Varia	Médio: uma empresa ou uma página por vez	O mesmo do cadastro
Ferramenta de prospecção paga	Mensalidade	Varia	Baixo: filtros prontos	Cadastro, às vezes enriquecido

Se for baixar você mesmo

Do que eu aprendi processando esses arquivos todo mês, quatro coisas economizam horas:

1. Não use o Excel. Uma única parte do arquivo de estabelecimentos tem mais de 4,7 milhões de linhas. O Excel abre no máximo 1.048.576 linhas por planilha, segundo as especificações oficiais da Microsoft. Use um banco de dados, como o PostgreSQL.
2. O formato é antigo. Cada ZIP traz um único CSV (uma tabela em texto) com nome estranho, como K3241.K03200Y1.D60912.ESTABELE. O separador é ponto e vírgula. A codificação de acentos é a antiga Latin-1, não a UTF-8 que a maioria dos programas espera.
3. Há datas inválidas. O arquivo real tem datas como 20200100, com dia zero. Trate qualquer data que não seja válida como vazia, em vez de deixar a importação quebrar.
4. O lote tem um mês de atraso. A Receita publica uma vez por mês, então uma empresa aberta hoje só aparece no lote seguinte.

Passo 5: limpe os contatos (o que os dados públicos erram)

O telefone e o e-mail do cadastro são os que alguém informou ao abrir a empresa. Muitas vezes é o contador. Muitas vezes é um e-mail pessoal antigo. Mandar mensagem sem conferir é falar com a pessoa errada.

Na base de setembro de 2026, 97,2% dos estabelecimentos ativos têm telefone e 89,9% têm e-mail. Parece ótimo, até você olhar o que é esse e-mail:

• 82,2% estão em provedores gratuitos, como Gmail, Hotmail e Outlook. O domínio não leva ao site da empresa.
• 19,7% são o mesmo endereço cadastrado em 5 ou mais empresas diferentes. Esse costuma ser o padrão do escritório de contabilidade que abriu essas empresas.
• 9,4% têm "contab", "contador" ou "escritorio" no próprio endereço.

Como limpar sem ferramenta paga:

1. Desconfie do e-mail repetido. Se o mesmo endereço aparece em várias empresas da sua lista, provavelmente é do contador ou de uma rede. Descarte para a abordagem.
2. Procure o contato atual. Veja o site da empresa e a ficha dela no Google Maps. O telefone que está lá hoje vale mais que o do cadastro.
3. Separe o MEI. No MEI, o nome da empresa costuma ser o nome do próprio dono, e o contato é o dele. Isso é dado pessoal e pede mais cuidado com a LGPD (Lei 13.709/2018). Este texto é informativo e não substitui orientação jurídica.

Como esses números foram calculados

• Base: dados abertos do CNPJ da Receita Federal, lote de setembro de 2026, carregados na base que mantenho. Os nomes dos arquivos indicam geração em 12 de setembro de 2026.
• Unidade: estabelecimento ativo (situação cadastral 02), não empresa.
• "Provedor gratuito": uma lista de 14 domínios, como gmail.com, hotmail.com e outlook.com.
• "Mesmo e-mail em 5 ou mais empresas": endereços iguais em 5 ou mais CNPJs básicos distintos.
• As parcelas de MEI e de Simples vêm de uma amostra aleatória de 1% (282.624 estabelecimentos), com margem de cerca de 0,2 ponto percentual.
• São heurísticas: um e-mail repetido também pode ser de uma rede de franquias.

Passo 6: priorize quem tem motivo para ouvir você agora

Uma lista de 800 empresas não serve se você vai mandar uma mensagem por vez. Ordene antes. Os dois critérios mais simples já estão no cadastro: o porte e a data de abertura.

O porte fica no arquivo de Empresas, com quatro códigos: 00 (não informado), 01 (microempresa), 03 (empresa de pequeno porte) e 05 (demais). Quem é MEI aparece no arquivo do Simples Nacional, no campo de opção pelo MEI.

O MEI pesa muito na conta. Na amostra de setembro de 2026, 48,7% dos estabelecimentos ativos são de MEI, e 74,9% pertencem a empresas do Simples Nacional. Se você vende um serviço de R$ 2.000 por mês, tirar os MEIs da lista pode cortar metade do trabalho.

A data de abertura é o sinal mais fácil de usar. No lote de setembro de 2026, 1.106.247 estabelecimentos ativos abriram entre 2 de julho e 12 de setembro, a data do lote. Isso dá cerca de 470 mil por mês, perto das 485 mil empresas abertas em julho de 2026 segundo o Mapa de Empresas. Empresa recém-aberta ainda está montando a operação: site, ficha no Google Maps, fornecedores, banco.

O que faz uma empresa responder não é o tamanho da lista. É um motivo público e recente para falar com ela. "Abriu há 20 dias", "não tem site", "está contratando". Uma lista menor, com motivo, rende mais conversas que uma lista enorme sem nenhum.

Da lista à primeira mensagem

Comece a mensagem pelo motivo e mande uma por vez. Antes, escolha bem o canal. A política do WhatsApp Business exige que a pessoa tenha dado o número e aceitado receber mensagens, mesmo numa conversa individual. Um telefone tirado do cadastro de CNPJ não cumpre isso.

Para o primeiro contato, use o canal que a própria empresa divulga para atendimento, no site ou no Google Maps, ou o e-mail comercial dela. Apresente-se, diga de onde veio o contato, peça licença para continuar e pare no primeiro "não".

Um exemplo de primeira mensagem para uma empresa aberta há três semanas, se você faz sites:

"Oi, Ana. Vi que a Padaria Exemplo abriu o CNPJ no começo do mês, aqui em Curitiba, e ainda não achei site nem ficha no Google Maps. Sou o Rafael, faço sites para comércios da região. Posso te mandar duas ideias simples para quem acabou de abrir aparecer nas buscas do bairro?"

A mensagem cita um fato que a pessoa pode conferir, diz quem você é e termina pedindo licença. Não tem link e não tenta vender na primeira linha.

Para ver como fica uma lista pronta de um nicho e uma cidade, veja este exemplo de lista de dentistas em Curitiba.

Perguntas frequentes

Dá para baixar a lista de empresas da Receita de graça?

Sim. A Receita publica o cadastro completo de CNPJ no Portal de Dados Abertos, sem custo e sem cadastro. O lote é mensal e vem em dezenas de arquivos ZIP. Você vai precisar de um banco de dados para filtrar, porque uma única parte do arquivo de estabelecimentos passa de 4,7 milhões de linhas.

Posso usar o telefone e o e-mail do CNPJ para prospectar?

Dados de empresa, como CNPJ, razão social e CNAE, não são dados pessoais. O contato de um MEI, ou o celular de um sócio, é dado pessoal e entra na LGPD. Aborde por canais de negócio, explique de onde veio o contato e respeite quem pedir para não receber mais. Este texto é informativo e não substitui orientação jurídica.

Com que frequência os dados são atualizados?

Uma vez por mês. No lote de setembro de 2026, os nomes dos arquivos indicam geração em 12 de setembro. Empresas abertas depois disso só entram no lote seguinte.

Por que minha lista por cidade veio vazia?

Quase sempre porque o filtro usou o código de município do IBGE. O arquivo da Receita usa uma tabela própria: Curitiba é 7535, não 4106902. Procure o código certo na tabela Municipios que vem junto com os dados.

O que fazer agora

Montar uma lista de empresas por CNAE e cidade é mais simples do que parece, e mais trabalhoso do que os vendedores de lista mostram.

• Três filtros resolvem: CNAE (principal e secundário), código de município da Receita e situação 02.
• Os dados são gratuitos e mensais, mas não cabem no Excel.
• Limpe antes de enviar: 1 em cada 5 estabelecimentos com e-mail usa um endereço que aparece em 5 ou mais empresas.
• Priorize pelo motivo: empresa recém-aberta, porte certo, sinal público.

Comece hoje pelo Passo 1: pegue o CNPJ dos seus três melhores clientes e anote o CNAE de cada um.

---

Vinicius Lazzari é fundador da Captalize e construiu o processamento mensal dos dados abertos do CNPJ da Receita usado nesta análise.