Primeira mensagem de prospecção: 12 modelos com o motivo do contato

Uma boa primeira mensagem de prospecção tem três partes: o motivo do contato, quem é você e um pedido de licença. Sem o motivo, ela parece com todas as outras que a pessoa recebe e vai para o arquivo.

Os modelos abaixo partem de um motivo público que o destinatário pode conferir. Servem para e-mail e para o canal de atendimento que a própria empresa divulga. Troque os nomes e o fato pelo da empresa que você vai abordar.

Resumo

• Toda primeira mensagem precisa de um motivo verificável, de quem escreve e de uma saída fácil para o destinatário.
• A política do WhatsApp só permite contatar quem deu o número e aceitou receber mensagens, mesmo uma por vez.
• Para o primeiro contato, use o e-mail comercial ou o canal de atendimento que a empresa publica.
• Os 12 modelos abaixo vão do motivo à resposta de "agora não". Pare no primeiro "não".

O que toda primeira mensagem de prospecção precisa ter

Uma primeira mensagem precisa de motivo, apresentação e licença, nessa ordem, em poucas linhas. Quem lê no celular lê rápido, então seja curto.

Os guias que aparecem no Google, como o da Empresaqui, dão modelos prontos para WhatsApp, e-mail e LinkedIn. O que eles deixam de fora é por que você está escrevendo para aquela empresa agora, e como a pessoa pode dizer não.

Use esta ordem em todos os modelos:

1. Motivo: um fato público e recente sobre a empresa, que ela pode conferir.
2. Quem é você: nome e o que você faz, em uma frase.
3. Licença: uma pergunta fácil de responder, com saída aberta.

Hoje, escolha uma empresa e escreva só a primeira linha: o motivo. Se não conseguir, ainda não é hora de escrever.

Antes de enviar: canal e permissão

Não mande a primeira mensagem de WhatsApp para o telefone do cadastro de CNPJ. A política do WhatsApp Business só permite contatar pessoas que deram o número e aceitaram receber mensagens depois. Isso vale também para uma mensagem por vez.

Um número que aparece no cadastro da Receita não cumpre essa condição. Uma mensagem fria no WhatsApp, enviada uma a uma ou em lote, não passa a ser permitida só porque foi bem escrita.

Para o primeiro contato, use o canal que a empresa divulga: o formulário do site, o e-mail comercial ou o contato do perfil no Google. Se a conversa seguir e a pessoa pedir o WhatsApp, aí sim vale usar.

Respeite o pedido de parar. A política também exige que você pare de contatar quem pede para não receber mais mensagens. Pare no primeiro "não", em qualquer canal.

Modelos com motivo no cadastro da empresa

Estes quatro partem de fatos do cadastro público da empresa. Confira a data e o CNAE (a classificação oficial da atividade) antes de citar. Para achar o CNAE certo, veja como descobrir o CNAE do seu cliente ideal.

1. CNPJ aberto há poucas semanas

O CNPJ recém-aberto é o motivo mais simples, porque a empresa ainda está escolhendo fornecedores. Mais detalhes em por que oferecer seu serviço a uma empresa recém-aberta.

Assunto: Sua empresa abriu em setembro

Olá, Ana. Vi que a Loja Exemplo abriu o CNPJ em setembro, em Curitiba. Sou o Rafael e faço sites para comércios da região. Posso enviar duas ideias para quem está começando? Se não for o momento, sem problema.

2. Empresa nova no seu nicho de cliente

Quando você atende um setor específico, cite o CNAE e a cidade. Mostra que a mensagem não é de lista.

Assunto: Clínica nova em Londrina

Olá, Dr. Paulo. Vi que a clínica abriu em Londrina este mês, em atividade de saúde odontológica. Sou a Camila e cuido da contabilidade de clínicas. Posso mandar um resumo de como organizo o fluxo de caixa das minhas clientes? Se preferir, deixo para outro momento.

3. Nova unidade ou filial

Uma filial nova mostra que a empresa está crescendo, mas ela já tem fornecedores. Escreva para a unidade, sem fingir que é uma empresa nova.

Assunto: Nova unidade em Campinas

Olá, Marcos. Vi no site que vocês abriram a unidade de Campinas. Sou o Bruno e faço a gestão de redes sociais de lojas com mais de um endereço. Posso mostrar como outras lojas separam o conteúdo de cada unidade? Se já tiver quem cuide disso, tudo bem.

4. Mudança de endereço ou de atividade

Se o endereço ou a atividade mudou no cadastro, a empresa está reorganizando algo. Cite só o que for público.

Assunto: Mudança para o centro

Olá, Lúcia. Vi que o escritório mudou de endereço neste mês. Sou o Diego e trabalho com mudança de sistemas para escritórios pequenos. Posso enviar um roteiro curto do que costuma ficar para trás em uma mudança? Se não fizer sentido agora, me avise.

Modelos com motivo no site e no Google

Estes quatro usam o que qualquer pessoa vê na internet. Anote o que viu e a data, porque o fato pode mudar.

5. Empresa sem site

A falta de site é um motivo que a pessoa confere em segundos. Diga que você procurou antes de escrever.

Assunto: Procurei o site da padaria

Olá, Sônia. Procurei a Padaria Exemplo no Google e achei só o perfil no mapa, sem site. Sou o Rafael e faço páginas simples para comércio local. Posso enviar um exemplo de como ficaria para vocês? Se já tiver um em andamento, ignore esta mensagem.

6. Site que não abre bem no celular

Descreva o que você viu, sem criticar o trabalho de ninguém. Quem fez o site pode ser o próprio dono.

Assunto: Uma observação sobre o site

Olá, Henrique. Abri o site da Oficina Exemplo no celular e o menu não aparece por inteiro. Sou o Tiago e ajusto sites para telas pequenas. Quer que eu mande uma foto do que vi? Se estiver tudo certo do seu lado, desconsidere.

7. Vaga aberta no site da empresa

Uma vaga aberta mostra uma necessidade declarada. Ofereça ajuda no assunto da vaga, não a venda de algo sem relação.

Assunto: Sobre a vaga de assistente financeiro

Olá, Carla. Vi no site que vocês abriram uma vaga de assistente financeiro. Sou a Paula e faço a rotina financeira de pequenas empresas por contrato mensal. Posso explicar como funciona, caso a vaga demore a ser preenchida? Se já estiver resolvida, sem problema.

8. Perfil do Google sem resposta às avaliações

Avaliações sem resposta são públicas e verificáveis. Seja gentil: o dono pode estar sem tempo, não sem cuidado.

Assunto: Avaliações do restaurante no Google

Olá, Roberto. Vi que algumas avaliações do restaurante no Google estão sem resposta. Sou o Felipe e cuido de perfis de empresas no Google. Posso enviar três exemplos de resposta no tom do restaurante? Se já tiver alguém para isso, deixo de lado.

Modelos com motivo de contexto e de indicação

Estes dois funcionam quando você tem um vínculo real com a empresa. Nunca invente uma indicação.

9. Indicação ou conhecido em comum

Só use se a pessoa citada sabe que você vai escrever. Peça licença para citar o nome.

Assunto: Indicação da Marina, da Gráfica Exemplo

Olá, Sérgio. A Marina, da Gráfica Exemplo, comentou que vocês estão pensando em um novo sistema de pedidos. Sou o André e implanto sistemas para gráficas. Posso te ligar por dez minutos para entender o que vocês precisam? Se preferir só e-mail, sigo por aqui.

10. Conteúdo que a empresa publicou

Se a empresa divulgou uma novidade, cite o que você leu de fato e a data. Um elogio genérico não conta como motivo.

Assunto: Sobre o seu post de segunda

Olá, Patrícia. Li o seu post de segunda sobre a nova linha de produtos para pet shops. Sou o Léo e faço embalagens sob medida para esse mercado. Posso enviar fotos de dois trabalhos recentes? Se não for útil agora, tudo bem.

Modelos para depois da primeira mensagem

O primeiro contato é só o começo. Estes dois cuidam do que vem depois, com respeito ao silêncio.

11. Retorno uma vez, com algo novo

Volte uma vez, com algo útil, e não só para perguntar se a pessoa viu. Sem resposta a este retorno, não escreva mais.

Assunto: Re: Sua empresa abriu em setembro

Olá, Ana. Escrevi há alguns dias sobre o site da Loja Exemplo. Deixo aqui um exemplo de página de loja pequena, caso ajude. Se não fizer sentido, não escrevo mais sobre isso.

12. Resposta para "agora não"

Um "agora não" é uma resposta, e uma boa. Agradeça, anote e deixe a porta aberta sem prometer nada.

Obrigado pela resposta, Ana. Entendo que agora não é o momento. Não vou insistir. Se um dia fizer sentido, o meu contato está aqui.

Perguntas frequentes

Posso mandar a primeira mensagem pelo WhatsApp?

Só se a pessoa ou a empresa deu esse número e aceitou receber mensagens. O telefone do cadastro da Receita não conta. Para o primeiro contato, prefira o e-mail comercial ou o canal de atendimento que a empresa divulga.

Quantas vezes posso voltar a escrever?

Não há um número comprovado. Uma regra segura: o primeiro contato mais um retorno com algo novo, e parar. Qualquer "não" encerra a conversa.

Posso usar o mesmo modelo para várias empresas?

Pode usar a estrutura, mas o motivo e o nome mudam a cada mensagem. Se a mensagem serve para qualquer empresa, ela não tem motivo.

Preciso me preocupar com a LGPD?

Se o contato for uma pessoa física, como o MEI, a Lei 13.709/2018 (LGPD), a lei de proteção de dados, pode se aplicar. Use só o canal que a empresa divulga e diga de onde veio o contato. Este texto é informativo e não substitui orientação jurídica.

O que fazer agora

• Escolha uma empresa e um motivo público que você conferiu hoje.
• Ache o canal que a empresa divulga para atendimento.
• Escreva a mensagem com motivo, quem você é e uma licença.
• Envie uma por vez e pare no primeiro "não".
• Para montar a lista de onde sai o motivo, veja como montar uma lista de empresas por CNAE e cidade.

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Vinicius Lazzari é fundador da Captalize e escreve sobre prospecção B2B com dados públicos.